Hybride: niet meer weg te denken?

Live organiseren is momenteel mogelijk, maar niet altijd wenselijk. Een hybride meeting lijkt op dit moment de vorm die ons de meeste flexibiliteit geeft.  Bij een hybride meeting combineren we een live meeting met een virtueel online gedeelte. 

Welke zaken moet je niet uit het oog verliezen wanneer je hybride organiseert? Hieronder zes aandachtspunten die bij elke hybride meeting van belang zijn:

  1. Vaste technische partner(s)
    Zoek vaste partners die ervoor zorgen dat je hybride meeting technisch staat als een huis. Zorg ervoor dat 1 persoon van het technisch team je regisseur is en tevens je aanspreekpunt op de dag zelf.

  2. Draaiboek én script
    Hybride omvat in de praktijk de organisatie van twee meetings tegelijkertijd: Live én online. Voor het programma live op  locatie gebruik je je draaiboek om zaalopstellingen, catering en techniek in te plannen. Deze info is voor de partij die je online programma streamt helemaal niet relevant. Maak daarom voor je online meeting een script waarin heel nauwkeurig aangegeven wordt welke spreker op welk tijdstip gepland staat, wanneer de sponsoruitingen in beeld moeten komen, op welk moment pollvragen in beeld moeten komen en wanneer er vragen gesteld kunnen worden door de online kijker.

    foto

  3. Verbinding tussen live en online
    Zorg ervoor dat de deelnemers thuis zicht betrokken voelen. Dit kan heel basic door bijvoorbeeld een extra camera in te plannen om naast de spreker ook  de zaal in beeld te brengen, poll vragen toe te voegen of via de chat vragen te stellen.  Maar ook heel uitgebreid met een reporter die live verslag doet op locatie, een 3D virtuele beursvloer of contacten met andere deelnemers via chat of video. (bijv. door middel van speeddaten). Lees hier meer tips om je hybride meeting zo te organiseren dat online deelnemers het gevoel krijgen er live bij te zijn

    Jaarcongres V&VN VS 8-10-2021_DSC3825

  4. Maak goede afspraken met je locatie
    Onzeker over het aantal deelnemers wat je live op locatie mag ontvangen? Maak goede afspraken. Bepaal samen data waarop het aantal deelnemers of zalen vastgelegd moet worden en ben hier transparant in naar elkaar, zo kom je niet voor (financiële) verrassingen te staan. Tweedaagse meeting met tussenovernachting? Stem met je locatie af dat hotelkamers niet in rekening worden gebracht wanneer de meeting omgezet wordt naar online in verband met aangescherpte regels.

  5. Kijk kritisch naar je budget
    Zoals gezegd, een hybride meeting betekent twee meetings in één… Iets waar je in je budget rekening mee moet houden. Onzeker over de Covid-19 regelgeving op de dag dat je meeting plaatsvindt? Neem dan voor je budget een hybride opzet als uitgangspunt. Liever afschalen dan opschalen. Pas de inschrijftarieven aan op je meeting en focus met je sponsoren op online sponsormogelijkheden zodat je bij omzetten naar online makkelijk kunt schakelen. Lees hier 10 tips voor succesvolle sponsorwerving voor online meetings.

    Jaarcongres V&VN VS 7-10-2021_DSC3488
  6. Back-up & helpdesk
    Eenmaal op locatie is er geen tijd en ruimte om je ook nog bezig te houden met hetgeen zich online afspeelt. Zorg ook hier voor een betrouwbare partner met dito regisseur. Zorg voor voldoende back-up om telefoontjes met technische problemen/inlog problemen af te vangen.  Voldoende personeel inplannen dus op kantoor of vanuit huis!

    Toegeven, ons organisatiehart ligt bij de organisatie van live meetings.  Helaas ontkomen we voorlopig niet aan een flexibelere insteek en organiseren we hybride of online. Door onze goedgevulde congreskalender hebben we de afgelopen periode een grote verscheidenheid aan meetings mogen organiseren. Live, hybride en online in allerlei vormen en vanuit verschillende locaties.

    Plan hieronder een vrijblijvende afspraak in om eens van gedachten te wisselen en kennis te maken!
     

    Plan een afspraak in »