Case: Jaarcongres V&VN VS

Hybride: online deelnemers het gevoel geven er live bij te zijn. Dat was onze opdracht voor het 13e Jaarcongres V&VN VS. Het jaarcongres V&VN VS is hét congres van de Beroepsvereniging van verpleegkundig specialisten, waar jaarlijks meer dan 1000 deelnemers voor inschrijven. Een tweedaags  programma gevuld met een breed aanbod aan plenaire sprekers en meer dan 30 parallelsessies. Nieuwe kennis wordt opgedaan, er wordt kennis uitgewisseld en deelnemers ontmoeten oud-studiegenoten, collega’s of mensen die ze kennen uit de vele netwerken waarin ze actief zijn.


Samenwerking

Congress Care is sinds 2013 verantwoordelijk voor de algehele organisatie van dit jaarlijks terugkerend congres. In 2020 geheel online georganiseerd. Voor 2021 was het uitgangspunt hybride, met een x aantal deelnemers live op locatie aanwezig voor zover de Corona richtlijnen dit toe zouden laten. Met name voor online was het doel dit jaar om een online congres 2.0 neer te zetten en het succes van vorig jaar te overtreffen. Hybride dus, maar dan wel zo dat beide type deelnemers niets te kort komen en ook online een ‘live ervaring’ is. Uitdaging hierbij was het maken van de verbinding.

Jaarcongres-1

Trotse voorzitter congrescommissie jaarcongres V&VN VS 2021

'Afgelopen donderdag en vrijdag was het 13de jaarcongres van de beroepsvereniging voor verpleegkundig specialisten. De afgelopen 3 jaar heb ik, samen met de congrescommissie mogen voorzien in het programma.
Vanaf de 1ste keer werk ik hiervoor nauw samen met Congress Care.
De samenwerking ervaar ik als heel prettig. Er is veel kennis van zaken aanwezig over de logistiek, kennis van partners, zodat de commissie zich kan richten op het programma. Daarnaast “ontzorgt” Congress Care de congrescommissie gedurende de gehele voorbereiding en natuurlijk tijdens het congres.'
Bart  Huybrechts, voorzitter congrescommissie


Een hybride congres, hoe doe je dat?

Al snel vonden we een partner die met ons mee dacht. Fixvision, van oorsprong een videoproductiebedrijf, zou er in ieder geval voor zorgen dat de kijker thuis visueel niets te kort zou komen. Zij werken samen met een prachtig platform waarbinnen de beelden in verschillende virtuele zalen gestreamd werden.

Al brainstormend kwamen we tot een prachtig concept. De congrescommissie van de V&VN VS met kennis van hun doelgroep, Fixvision met creatieve ideeën over de visuele invulling en Congress Care met haar logistieke ervaring

Jaarcongres V&VN VS 7-10-2021_DSC3396

Verbinding tussen live en online

Belangrijke elementen waarvan wij dachten dat het voor de verbinding live en online zou zorgen:

  • Online deelnemers volgen het programma via een online portaal. Deelnemers live op locatie aanwezig installeren een Webapp op hun telefoon.  De Webapp is een vereenvoudigde versie van het online portaal: chat bij elke sessie, pollvragen en deelnemerslijst. Deelnemers live op locatie waren zo onderdeel van de discussie in de chat en kwamen in contact met de deelnemers thuis door 1 op 1 te chatten.

  • Niet besparen op camera’s. Zorg voor veel wisseling in shots. Sprekers in beeld, beelden van de zaal, inzoomen op deelnemers bij vragen uit de zaal. Doordat de deelnemer thuis het totaalplaatje zag, gaf dit  het gevoel er echt bij te zijn.

  • In elke zaal was een Verpleegkundig Specialist in Opleiding ingedeeld als voorzitter. Zij keken online mee met de chat en stelden vragen uit het online publiek aan de sprekers. Doordat zij inhoudelijke kennis hebben, ontstonden er interessante discussies waardoor zowel live als online deelnemers geprikkeld bleven.

  • Fun toegevoegd voor zowel live als online deelnemers. Op het einde van dag 1 stond een pubquiz gepland met een taart voor de winnaar! Dag twee werd afgesloten met een bijdrage van Victor Mids. Tijdens het online congres in 2020 al een voorproefje gehad, maar nu live op locatie.

  • Tijdens de pauzes was er een razende reporter die samen met een cameraman live op locatie op pad ging om sprekers, winnaars van prijzen en deelnemers te interviewen. Tevens werden er vele sfeerimpressies doorgezet naar online.
    Tip: maak voor aanvang van het congres een los script voor dit onderdeel en bedenk wie je als reporter aan het woord wilt laten komen. Alle geïnterviewden waren van te voren op de hoogte gesteld. Zo zet je niemand live voor het blok.
    Jaarcongres V&VN VS 7-10-2021_DSC3453
  • Last but not least: alle presentaties zijn na afloop on demand toegankelijk voor zowel live als online deelnemers in een online portaal. Zij kunnen hier nog 1 accreditatiepunt per sessie extra behalen.
    Tip: Onbeantwoorde vragen uit de chat? Stuur de sprekers de vragen toe en vraag deze uit te werken. Deze kunnen toegevoegd worden aan de desbetreffende sessie in het online portaal. Leuke extra toevoeging!

    Vorige week donderdag 7 en vrijdag 8 oktober was het zover. Het 13e jaarcongres vond plaats vanuit Hotel NH Leeuwenhorst, Noordwijkerhout. We kijken terug op een zeer geslaagd congres! Uiteindelijk mochten we 450 deelnemers live op locatie ontvangen en keken er nog eens 800 deelnemers online mee. Een nieuw deelnemers record!

    Het concept heeft bijzonder goed uitgepakt en geeft ons vertrouwen voor de organisatie van hybride congressen in de toekomst!

blog