Wie komt ons team versterken?

VACATURE PROJECT MANAGER – CONGRESS CARE
Op dit moment heeft Congress Care een vacature voor een PROJECT MANAGER. In deze functie ben
je samen met de Project Director verantwoordelijk voor de organisatie van diverse fysieke en online
congressen, die zowel nationaal als internationaal plaatsvinden.

WIE ZIJN WIJ?
Congress Care, gevestigd in ’s-Hertogenbosch, is hét toonaangevende congresbureau dat sinds 1997
specialist is in het organiseren van fysieke en online (internationale) medisch wetenschappelijke
bijeenkomsten. Met een enthousiast team van 14 collega’s organiseren wij congressen en symposia
voor wetenschappelijke verenigingen, medische- en farmaceutische bedrijven en (para-)medisch
specialisten en tandartsen. Congress Care organiseert ca. 60 symposia en congressen per jaar, van 1
tot 3 dagen en van 50 tot 3000 deelnemers.

FUNCTIEOMSCHRIJVING / WERKZAAMHEDEN
De Project Manager is verantwoordelijk voor meerdere bijeenkomsten en projecten
(congressen/meetings/verenigingen), je bent een echte spin in het web. Hierbij is het belangrijk dat je
structuur aanbrengt en de planning bewaakt. Je fungeert als eerste aanspreekpunt voor onze
opdrachtgever en daarnaast houd je contact met je toeleveranciers, sprekers en commissieleden. Je
wordt hierbij ondersteund door Project Assistenten. Ook heb je een actieve rol bij het opzetten en
onderhouden van de verschillende communicatiekanalen. Uiteindelijk is de Project Manager ook
verantwoordelijk voor de budgetbewaking tijdens het project.
Voorafgaand, tijdens en na afloop van je project houd je je ook bezig met:
• Vergaderen met opdrachtgever en het notuleren ervan;
• Het proactief adviseren en ondersteunen van de klant bij de keuze voor de werkvorm van het
congres (bijv. face-to-face, hybride of virtueel);
• De selectie van de congreslocaties en/of een online platform;
• Abstract management;
• Voorbereiden accreditatie-aanvragen;
• Vastleggen, plannen en uitvoeren van de PR/Marketingactiviteiten per project;
• Het ontwerp, de invulling en verzorging en controle van de (overige) communicatiematerialen
van het congres (bijv. aankondigingen, programmaboeken en digitale nieuwsbrieven);
• Controleren van inkoopfacturen;
• Opstellen draaiboeken;
• Aansturing medewerkers ter plekke, contact met locatie en opdrachtgever;
• Het op de congresdagen zelf leiden van het (virtuele) congres;
• Evaluatie van de bijeenkomsten (met deelnemers, opdrachtgever, intern).


WIE ZOEKEN WIJ?
Voor de functie van Project Manager bij Congress Care:
• Heb je minimaal een HBO werk- en denkniveau;
• Heb je aandacht voor details;
• Kun je zowel in teamverband werken als individueel;
• Wil je graag ontzorgen;
• Ben je flexibel, stressbestendig en heb je een groot verantwoordelijkheidsgevoel;
• Ben je creatief;
• Ben je iemand die zich prettig voelt en die past in een jong team;
• Kun je zowel schriftelijk als mondeling goed uitdrukken in zowel Nederlands als Engels;
• Kun je goed werken met de meest gebruikte MS Office applicaties;
• Heb je ervaring in het werken met software voor het beheren van websites;
• Vind je het leuk en ben je bereid om meerdere malen per jaar, één of meerdere dagen mee te
gaan naar onze congressen (zowel in Nederland, België als de rest van Europa);
• Is het hebben van ervaring met EventsAIR een pré.

PLAATS IN DE ORGANISATIE
De Project Manager rapporteert aan de Project Director. De Project Manager wordt ondersteund door
de Project Assistenten, en houdt controle op de door hen uit te voeren werkzaamheden.

WAT BIEDEN WIJ?
• Een grote mate van zelfstandigheid en afwisseling;
• De kans om actief betrokken te zijn bij het doorlopen van een project van A t/m Z (van eerste
overleg met klant tot oplevering en evaluatie);
• De kans om op de congresdagen zelf, eindverantwoordelijk voor de organisatie te zijn;
• Goede werksfeer en een fijne groep collega’s;
• Een aanstelling voor minimaal 32 uur per week, op kantoor in ’s-Hertogenbosch. Uiteraard
gecombineerd met thuiswerkdagen;
• Een marktconform salaris (afhankelijk van opleiding en werkervaring);
• Een bijdrage in een pensioenregeling;
• Een laptop;
• Telefoon- en reiskostenvergoeding.

SOLLICITEREN?
Hebben we je interesse gewekt voor deze functie, dan nodigen we je van harte uit te solliciteren! Dit
kun je doen door je motivatiebrief en CV te sturen naar: Roderick Mulder (r.mulder@congresscare.com).
De vacature sluit op woensdag 24 november 2021.

Mocht je nog vragen hebben, of meer informatie over de vacature willen ontvangen, dan kun je contact
opnemen met Pepijn Klerkx of Roderick Mulder op telefoonnummer: 073-6901415.