VACATURE PROJECT ASSISTENT

Congress Care is op zoek naar een PROJECT ASSISTENT!

In deze functie ondersteun je samen met collega’s de organisatie van diverse fysieke en online
congressen, die zowel nationaal als internationaal plaatsvinden.

WIE ZIJN WIJ?
Congress Care, gevestigd in ’s-Hertogenbosch, is hét toonaangevende congresbureau dat sinds 1997
specialist is in het organiseren van fysieke en online (internationale) medisch wetenschappelijke
bijeenkomsten. Met een enthousiast team van 17 collega’s organiseren wij congressen en symposia
voor wetenschappelijke verenigingen, medische- en farmaceutische bedrijven en (para-)medisch
specialisten en tandartsen. Congress Care organiseert ca. 70 symposia en congressen per jaar, van 1
tot 3 dagen en van 50 tot 3000 deelnemers.

FUNCTIEOMSCHRIJVING / WERKZAAMHEDEN
Als Project Assistent werk je in een projectteam tezamen met, tenminste, een Project Director, een
Project Manager en Project Manager Sponsoring. Als Project Assistent werk je in meerder projectteams.
Een Project Assistent ondersteunt, in de breedste zin van het woord, bij de organisatie en is een echte
spin in het web. Indien het congres fysiek plaatsvindt, ga je mee naar congres. Alsook het assisteren,
waar van toepassing, bij het opzetten en verwerven van sponsoring.

Je bent onder meer verantwoordelijk voor het gehele registratieproces (opzetten online registratiemodule, congresdeelname, reservering extra activiteiten, hotelkamer, etc.). 

Daarnaast, bestaat jouw afwisselende takenpakket uit onder andere de onderstaande werkzaamheden:
• Administratieve ondersteuning bij accreditatie (bijv. aanvragen accreditatie, toekenning
accreditatiepunten voor deelnemers na afloop congres);
• Administratieve ondersteuning inzake sponsoring (tezamen met de project manager
sponsoring);
• Contact met congresdeelnemers (telefoon, e-mail);
• Ondersteuning bij het inrichten en gereedmaken van digitale platformen (indien congressen
digitaal plaatsvinden);
• Beantwoorden van de telefoon op kantoor;
• Maken van congresdocumenten;
• Ontvangen van de congresdeelnemers, sprekers, exposanten en overige deelnemers;
• Bezetting van de congresbalie en aansturen van hostessen;
• Verwerken resultaten deelnemersevaluatie.
Tenslotte, houd je je, in samenwerking met de Project Manager, bezig met:
• Het onderhouden van contacten met sprekers, commissie, genodigden en locaties;
• Het opzetten, voorzien van informatie en up-to-date houden van onze congreswebsites;
• De verzorging en controle van de overige communicatiematerialen van het congres (bijv.
aankondigingen, programmaboeken en digitale nieuwsbrieven);
• Het opzetten en bijhouden van de verschillende communicatiekanalen op Social Media.

WIE ZOEKEN WIJ?
Voor de functie van Project Assistent bij Congress Care:
• Heb je minimaal een MBO diploma (niveau-4) van een relevante opleiding (bijv. MHS of MTRO);
• Kun je zeer nauwkeurig en vlot werken;
• Kun je goed samenwerken met je collega’s;
• Ben je klantvriendelijk, flexibel en stressbestendig;
• Heb je een groot verantwoordelijkheidsgevoel;
• Ben je iemand die zich prettig voelt in een jong team;
• Kun je zowel schriftelijk als mondeling goed uitdrukken in zowel Nederlands als Engels;
• Kun je goed werken met de meest gebruikte MS Office applicaties;
• Ben je thuis in Social Media;
• Heb je ervaring in het werken met software voor het beheren van websites;
• Heb je ervaring met het maken van digitale nieuwsbrieven;
• Vind je het leuk en ben je bereid om meerdere malen per jaar, één of meerdere dagen mee te
gaan naar onze congressen (zowel in Nederland, België als de rest van Europa);
• Is het hebben van eventuele ervaring in de branche een pré;
• Is het hebben van ervaring met EventsAIR een pré.

WAT BIEDEN WIJ?
• Een grote mate van zelfstandigheid en afwisseling;
• De kans om actief betrokken te zijn bij het doorlopen van een project van A t/m Z;
• De kans om op de congresdagen zelf, onderdeel van de organisatie ter plekke te zijn;
• Een aanstelling voor minimaal 32 uur per week, op kantoor in ’s-Hertogenbosch. Uiteraard
gecombineerd met thuiswerkdagen;
• Een marktconform salaris (afhankelijk van opleiding en werkervaring);
• Een bijdrage in een pensioenregeling;
• Een laptop;
• Telefoon- en reiskostenvergoeding.

PLAATS IN DE ORGANISATIE
De Project Assistent rapporteert aan de Project Manager.

SOLLICITEREN?
Hebben we je interesse gewekt voor deze functie, dan nodigen we je van harte uit te solliciteren! Dit
kun je doen door je motivatiebrief en CV te sturen naar: Roderick Mulder (r.mulder@congresscare.com).
De vacature sluit op vrijdag 18 februari 2022.

Mocht je nog vragen hebben, of meer informatie over de vacature willen ontvangen, dan kun je contact
opnemen met Pepijn Klerkx of Roderick Mulder op telefoonnummer: 073-6901415.